Stand: März 2026
Der Irrtum der sich hartnäckig hält
"Ich bin doch nur Freelancer. Das gilt bestimmt nicht für mich."
Diesen Satz hört man oft. Und er ist leider falsch.
Die GoBD unterscheiden nicht nach Unternehmensgröße, Mitarbeiterzahl oder Rechtsform. Sie unterscheiden nach einer einzigen Frage:
Führst du deine Buchführung digital?
Wenn ja – brauchst du eine Verfahrensdokumentation. Punkt.
Das gilt für den Konzern mit 500 Mitarbeitern genauso wie für den Freelancer der alleine von seinem Homeoffice aus arbeitet.
Die gute Nachricht: Als Freelancer ist deine VD deutlich überschaubarer als die eines großen Unternehmens. Du brauchst kein 50-seitiges Dokument.
Aber du brauchst ein vollständiges.
Was die GoBD von dir verlangen
Die GoBD wurden 2019 aktualisiert und sind seit dem 01.01.2020 in der aktuellen Fassung verbindlich.
Kernaussage für Freelancer: Wer ein DV-gestütztes Buchführungssystem nutzt – also Software für Buchhaltung, Rechnungsstellung oder Belegverwaltung – muss dokumentieren wie dieses System eingesetzt wird.
Das bedeutet: Wenn du Lexoffice, sevDesk, FastBill, Stripe, Funnelpay oder ähnliches nutzt – bist du dabei.
**Quelle:** GoBD Randziffer 34 ff. – BMF-Schreiben 28.11.2019
Was in deine Freelancer-VD muss
Lass uns das konkret machen. Hier ist was ein typischer Freelancer dokumentieren muss:
1. Wer du bist und was du machst
Keine große Sache. Eine kurze Beschreibung deiner Tätigkeit, deiner Rechtsform (Einzelunternehmer) und wie Aufträge bei dir entstehen.
Wie kommst du zu Kunden? Wie läuft ein typischer Auftrag ab? Welche Dokumente entstehen dabei?
2. Wie du deine Buchführung organisierst
Machst du sie selbst? Unterstützt dich ein Steuerberater? Welche Software nutzt du?
Das klingt banal – ist aber Pflicht.
**Quelle:** § 238 HGB – Buchführungspflicht
3. Welche Software du nutzt
Alle steuerrelevanten Programme müssen genannt werden:
- Buchhaltungssoftware (z.B. Lexoffice, sevDesk)
- Rechnungsstellung (z.B. FastBill, Funnelpay)
- Zahlungsanbieter (z.B. Stripe, PayPal)
- Cloud-Dienste für Belegablage (z.B. Google Drive, Dropbox)
Du musst keine Versionsnummern nennen – der Softwarename reicht.
4. Wie Rechnungen entstehen und archiviert werden
Das ist der Kernprozess für die meisten Freelancer.
Wie erstellst du eine Rechnung? Wie schickst du sie? Wo wird sie gespeichert? Wie lange?
Die Antwort auf die letzte Frage ist immer dieselbe: 10 Jahre gemäß § 147 AO.
**Quelle:** § 147 AO – Aufbewahrungspflichten
5. Wie Belege zu dir kommen
Eingangsrechnungen, Quittungen, Kontoauszüge – wie kommen die rein und wo landen sie?
Per E-Mail? Download aus einem Portal? Papier das du scannst?
All das muss beschrieben sein.
6. Wie du Backups machst
Das vergessen die meisten.
Wo liegen deine steuerrelevanten Daten? Auf deinem Laptop? In der Cloud? Was passiert wenn dein Laptop kaputt geht?
Du musst kein ausgefeiltes Backup-Konzept haben – aber du musst beschreiben was du tust.
Was du als Freelancer NICHT brauchst
Hier die Entwarnung.
Als Einzelunternehmer ohne Mitarbeiter fällt vieles weg das große Unternehmen dokumentieren müssen:
Kein Berechtigungskonzept nötig
Du bist der einzige Nutzer deiner Systeme. Wer hat Zugriff? Du. Das reicht.
Kein Kassenbuch nötig
Wenn du keine Bargeschäfte machst – und das tun die wenigsten Freelancer – entfällt das Kassenprozess-Kapitel komplett.
Keine Mitarbeiter-Dokumentation nötig
Lohnbuchhaltung, Personalwesen, Zugriffsrechte für Mitarbeiter – alles irrelevant wenn du alleine arbeitest.
Keine komplexen Schnittstellenbeschreibungen
Wenn du nur eine Software nutzt, gibt es keine komplexen Datenflüsse zwischen Systemen zu beschreiben.
Ein gutes Tool erkennt das automatisch durch das Onboarding und blendet irrelevante Kapitel aus.
Der häufigste Fehler bei Freelancer-VDs
Du weißt jetzt was reinmuss. Hier ist was am häufigsten schiefläuft.
Fehler 1: Zu allgemein
"Ich nutze Software für die Buchhaltung" ist keine ausreichende Beschreibung.
"Ich nutze Lexoffice für die Buchhaltung. Eingangsrechnungen lade ich dort als PDF hoch. Ausgangsrechnungen erstelle ich direkt in Lexoffice und versende sie per E-Mail an meine Kunden. Lexoffice archiviert alle Belege automatisch" – das ist eine ausreichende Beschreibung.
Fehler 2: Nicht aktualisieren
Du wechselst von Lexoffice zu sevDesk. Du meldest dich bei Stripe an. Du nutzt jetzt Google Drive für die Belegablage.
Jede dieser Änderungen muss in der VD aktualisiert werden. Mit Datum.
Fehler 3: Denken es reicht eine Vorlage
Eine generische Vorlage aus dem Internet beschreibt nicht deine tatsächlichen Abläufe. Das Finanzamt erkennt das.
**Rechtsgrundlage:** § 158 AO – Beweiskraft der Buchführung
Ein realistisches Beispiel
Stell dir vor du bist Freelance Webdesigner. Du arbeitest alleine, von zuhause aus.
Deine Tools:
- Lexoffice für Buchhaltung und Rechnungen
- Stripe für Zahlungsabwicklung
- Google Drive für Belegablage
- Externe Festplatte als Backup
Was deine VD beschreibt:
Wie du zu Aufträgen kommst (Empfehlung, Website), wie ein typischer Auftrag abläuft (Angebot → Auftrag → Lieferung → Rechnung), wie die Rechnung in Lexoffice erstellt wird, wie Stripe-Zahlungen in Lexoffice landen, wie Belege in Google Drive abgelegt werden, wie du Backups machst und dass du der einzige Nutzer aller Systeme bist.
Das ist deine vollständige Verfahrensdokumentation.
Kein Juristendeutsch. Keine 50 Seiten. Einfach eine ehrliche Beschreibung wie dein Business läuft.
Wie lange dauert es?
Für einen typischen Freelancer mit überschaubaren Systemen:
- Onboarding ausfüllen: 5 Minuten
- Relevante Kapitel beschreiben: 30-45 Minuten
- KI-Texte prüfen und anpassen: 15-20 Minuten
- PDF herunterladen: 1 Minute
Gesamt: Unter einer Stunde.
Das ist einmalig. Danach pflegst du nur noch was sich ändert.
Was passiert wenn du es nicht machst
Kurze Erinnerung.
Bei einer Betriebsprüfung kann das Finanzamt deine Buchführung als nicht ordnungsgemäß einstufen wenn keine VD vorliegt.
Das gibt ihm das Recht zu schätzen statt deine tatsächlichen Zahlen zu prüfen.
Schätzungen liegen fast immer über deinen tatsächlichen Einnahmen.
Das Ergebnis: Nachzahlungen.
Für eine Stunde Aufwand ist das ein vermeidbares Risiko.
**Rechtsgrundlage:** § 162 AO – Schätzung von Besteuerungsgrundlagen
Fazit
Als Freelancer brauchst du keine komplizierte VD. Aber du brauchst eine vollständige.
Die gute Nachricht: Deine Situation ist überschaubarer als die der meisten Unternehmen. Weniger Systeme, keine Mitarbeiter, klare Prozesse.
Das bedeutet: Du kannst das in unter einer Stunde erledigen.
Und dann kannst du dir den Satz "Das gilt bestimmt nicht für mich" für immer sparen.
Quellen und weiterführende Links:
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